Tudo que você precisa saber sobre EFD-Reinf

Desde o surgimento do Projeto SPED, enviar dados e realizar acompanhamentos junto aos órgãos governamentais ficou menos complicado, precisamos de menos tempo, já que não é mais necessário ir presencialmente realizar transações. Por outro lado, precisamos cada vez mais de conhecimento, processos muito bem definidos, organização e técnica.

O intuito governamental é agilizar e também aumentar o controle da arrecadação, assim, o governo tem procurado transferir à fonte pagadora as retenções de muitos tributos. Como notaram os empresários, essa prática aumentou as obrigações acessórias e também as responsabilidades, já que qualquer erro, pode causar o pagamento de multas e juros. Além disso, é necessário ter processos extremamente bem desenhados para que tudo funcione perfeitamente.

Seguindo essa linha, em março deste ano, foi estabelecida pelo governo a mais nova obrigatoriedade do Projeto SPED, a EFD-Reinf – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída, e, para que você fique por dentro do assunto vamos lhe explicar tudo que é necessário saber sobre esta nova obrigação.

O que é EFD-Reinf

Antes de falarmos especificamente sobre EFD-Reinf, é importante destacar que esta obrigação tem informações de eventos que antes faziam parte do eSocial, o Sistema de Escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhista.

Numa pequena introdução sobre o assunto destacamos o papel dos prestadores e tomadores de serviços, os quais deverão enviar as seguintes informações ao governo.

1) Tomadores de serviços, deverão preencher as informações relativas:

1. a) Às Retenções da Contribuição Previdenciária;
2. b) Ao CNPJ do prestador de serviços, o valor bruto das Notas Fiscais e a base de cálculo da retenção da contribuição previdenciária correspondente a cada prestador;

2) Prestadores de serviços, deverão preencher as informações relativas:

1. a) Às Retenções da Contribuição Previdenciária.
2. b) Ao CNPJ do tomador de serviços, o valor bruto das Notas Fiscais e a base de cálculo da retenção da contribuição previdenciária correspondente a cada tomador.

Além disso, deverão ser inseridas informações:

• De eventuais valores de materiais ou de equipamentos próprios ou de terceiros, fornecidos pela contratada, que não integram a base de cálculo;
• De valores do custo da alimentação fornecida pela contratada, que serão deduzidas da base de cálculo da retenção, desde que comprovados;
• De valores do custo do fornecimento do transporte pela contratada, que serão deduzidas da base de cálculo da retenção, desde que comprovados, conforme a legislação; e
• De valor de retenção destacada em notas fiscais, relativo aos serviços subcontratados, quando houver, que irá deduzir a retenção apurada no mês, desde que todos os documentos envolvidos se refiram à mesma competência e ao mesmo serviço.

Feita esta breve introdução vemos que a EFD-Reinf ou Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída é a mais recente obrigação do Projeto SPED e tem sido desenvolvida de forma a complementar ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Portanto, entre as informações prestadas através da EFD-Reinf, destacam-se aquelas associadas aos serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, às retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas, aos recursos recebidos por associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional ou à ela repassados, à comercialização da produção e à apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica, às empresas que se sujeitam à CPRB (cf. Lei 12.546/2011), às entidades promotoras de evento que envolva associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional.

Além disso, esta nova modalidade substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Por esta pequena introdução, vemos que a EFD-Reinf irá apresentar informações que não são novidades para as empresas, porém, tais informações terão origem em diferentes setores da empresa e até de terceiros, portanto, torná-las aptas à entrega ao fisco gerará desafios.

Quais são os reais benefícios do EFD-Reinf?

Certamente a EFD-Reinf trará agilidade às empresas, após o período de adequação, a intenção é facilitar o dia a dia dos empresários, melhorando a maneira de prestar contas, estruturando a forma com que entregamos as obrigações acessórias.

Muitas adequações serão necessárias, as empresas precisarão de mais “braços”, seja por meio de contratação de mais profissionais, ou da contratação de consultorias especializadas.

Prestador e tomador de serviço deverão enviar as informações no mesmo período, o layout da EFD-Reinf foi construído para um auto abatimento, ou seja, todos precisam enviar as informações no mês da prestação do serviço. O prestador do serviço deve emitir a nota no mês em que o serviço foi executado, e o tomador, deve registrar essa nota dentro do mesmo mês. A Reinf não aceitará que as empresas escriturem uma nota após o fechamento contábil do mês em que ela foi emitida.

Obrigatoriedade da apresentação

A EFD-Reinf, passa a ser obrigatória conforme abaixo descrito:

• A partir de 1º de janeiro de 2018, caso o faturamento da pessoa jurídica no ano de 2016 tenha sido superior a R$ 78 milhões;
• A partir de 1º de julho de 2018, caso o faturamento da pessoa jurídica no ano de 2016 tenha sido de até R$ 78 milhões.

Se a sua empresa é optante do Simples Nacional, o Comitê Gestor do Simples Nacional, estabelecerá condições diferenciadas para o caso específico.

Um ponto que precisa de muita atenção, a EFD-Reinf tem entrega mensal obrigatória, e substituirá, por exemplo, a DIRF, que tem entrega anual. Isso significa que as empresas precisam se adaptar, e que este é momento, visto as datas acima.

Quais os desafios para a entrega da EFD-Reinf?

Para atender as obrigações contidas na EFD-Reinf, dentre os principais desafios, destacamos abaixo cinco que julgamos como primordiais:

1) Tempestividade no fornecimento das informações – As informações na EFD-Reinf deverão obedecer a tempestividade dos acontecimentos, como por exemplo, nos casos de serviços tomados que deverão ser informados na mesma competência que ocorreram, neste caso a empresa precisará passar a controlar as suas contratações ou prestações de serviço, para que sejam informadas na competência correta.

2) Estreitamento no relacionamento entre prestador e tomador dos serviços: será necessária uma interação muito maior entre prestador e tomador de serviços, pois, ambos precisarão de informações que o outro detém. As informações compartilhadas deverão ser ricas em detalhes, que um simples contrato de prestação de serviços não será mais capaz de fornecer.

3) Substituição de controles manuais – Para o atendimento desta obrigação será humanamente impossível controlar tudo manualmente. Para tanto será necessário a melhoria ou investimento em Sistemas que promova a integração das informações e facilitem a busca de dados necessários ao cumprimento das exigências.

4) Estabelecimento ou revisão de processos – Além da automatização das informações, para que a entrega da EFD-Reinf, não se torne um procedimento vagaroso, a empresa precisa estabelecer ou revisar processos que garantam a aderência das informações, promovendo a rastreabilidade e confirmação da informação.

5) Estreitamento no relacionamento entre os diferentes setores da empresa: As informações da EFD-Reinf têm origem em diferentes setores e diferentes Sistemas, portanto, as empresas precisam, desde já, analisar como serão disponibilizadas as informações e como possibilitar a geração automática dos dados para compor essa obrigação acessória.

6) Qualidade da informação e dos procedimentos – Não menos importante que a automatização das informações, será a garantia de que as informações fornecidas são coerentes e refletem a realidade. Para isso, serão necessárias revisões dos cálculos, cadastros, origem e destino de informações, entre outros fatores que possam afetar direta ou indiretamente os dados da EFD-Reinf. Para tanto, será necessário um trabalho conjunto para organizar as informações de maneira satisfatória, pois, como todos nós sabemos, haverá um grande desafio para entrar em conformidade, exigindo uma mudança de cultura e de processos das empresas, pois a disponibilidade de informações, processos e procedimentos descentralizados com controles manuais ainda é uma realidade dentro das organizações.

A FAMBEC, está a sua disposição para ajudar neste processo de adequação, seja auxiliando na organização e melhoria de processos, criação e aplicação de novas rotinas, disponibilização de Sistema, Serviços de BPO, e, ainda através do serviço de mapeamento, para que por meio da melhor solução oferecida, as empresas possam fazer a entrega da EFD-Reinf de forma correta e eficiente.

Quer saber se sua empresa está preparada para a entrega da EFD-Reinf? Nós podemos ajudá-los, entre em contato, nossa equipe está pronta para te ajudar.